Inspiration Company organiseert trainingen, reizen, congressen en evenementen voor bedrijven en organisaties. Voor het organiseren van deze evenementen worden geregeld offertes gemaakt en uitgestuurd. Tot op heden gebeurde dat altijd geheel handmatig: de offertes moesten eerst van een audio-opname naar een Word bestand omgezet worden en daarna per mail uitgestuurd worden. De ontvanger print de offerte uit, tekent deze, scant de offerte weer in en mailt het terug. De vraag hierover was: kan dit met de ontwikkelingen van ChatGPT niet meer automatisch en dus sneller?
De opkomst van tools als ChatGPT en Whisper bieden mooie mogelijkheden om bepaalde taken te automatiseren. In dit geval werkte het bedrijf met een geluidsopname waarin de details van de opdracht werden vastgelegd. Deze moest altijd eerst teruggeluisterd worden om er een offerte van te maken. Met behulp van OpenAI’s Whisper kon de opname omgezet worden in tekst, waardoor terugluisteren niet langer nodig was. Omdat de offerte vaak bestaat uit een vast aantal in te vullen velden, zou het ideaal zijn als de juiste details uit dit transcript gehaald zouden kunnen worden en al ingevuld in het document, zo was de vervolgvraag van Inspiration Company. Daar kwam ChatGPT om de hoek kijken: door het transcript op te sturen naar ChatGPT, konden we vragen om de juiste informatie uit het transcript te halen en in de juiste opmaak in een database op te slaan. ChatGPT zet dit concept netjes klaar met het bericht om de offerte te bekijken. Hier komt de medewerker om de hoek kijken: die checkt of de juiste informatie in de juiste velden is gezet en vult aan waar nodig. Als alles compleet is, kan nu met één druk op de knop de offerte naar de klant gemaild worden.
Hoewel er al best wat tijd bespaart is aan de kant van Inspiration Company, is het natuurlijk fijn als het voor de klant ook zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt om de offerte te tekenen. Nu zijn er minstens vier stappen nodig om de offerte weer terug te krijgen (want helaas kunnen veel mensen nog steeds niet op een digitale PDF tekenen). Uiteindelijk heb ik dat kunnen terugbrengen tot 1 stap. Bij de gemailde offerte wordt een unieke link meegestuurd naar een webpagina. Op deze pagina staat een formulier en de meest recente versie van de offerte. Klanten kunnen via dit formulier direct hun handtekening zetten bij de betreffende offerte, waarna deze opgeslagen wordt in de database. Inspiration Company ziet in hun database direct dat de offerte goedgekeurd en getekend is en de klant hoeft niet meer te printen om alleen een handtekening te kunnen zetten. Ook in dit proces is de werkwijze dus een stuk efficiënter geworden, waarbij het niet alleen makkelijker is geworden voor de organisatie, maar ook voor de klant.
Deze casus is dus een mooi voorbeeld hoe AI kan ondersteunen bij werkprocessen. Hierin neemt AI een taak over die een medewerker veel tijd kost, waardoor deze medewerker nu meer tijd heeft voor de zaken die AI niet kan: het contact opnemen met klanten, het werven ervan en het onderhouden van de persoonlijke verbinding. Daarom noem ik dit systeem ook een ‘offertesysteem met ondersteuning van AI’ en niet een ‘AI offertesysteem’. En uiteindelijk is het grootste deel van dit systeem een eenvoudige modernisering van taken die ook zonder AI de werkprocessen al veel efficiënter had kunnen maken, zoals het genereren van een document en direct uitsturen ervan met één druk op de knop. Ook zonder AI zijn er genoeg mogelijkheden om werkprocessen te automatiseren. AI biedt dan net dat stapje extra.
Heb jij processen die efficiënter kunnen? Neem vrijblijvend contact op om jouw wensen te bespreken.